Als ondernemer krijg je vrijwel altijd te maken met btw. Of je nu producten verkoopt of diensten levert, de btw speelt een belangrijke rol in je administratie. Maar hoe werkt de btw-aftrek precies? Welke kosten zijn aftrekbaar en waar moet je op letten om problemen met de Belastingdienst te voorkomen?
In dit artikel leggen we stap voor stap uit wanneer je btw mag aftrekken, welke kosten in aanmerking komen en hoe je ervoor zorgt dat je btw-aangifte correct en efficiënt verloopt. Door slim om te gaan met je btw-administratie kun je besparen op je belasting en voorkom je fouten die later tot naheffingen of boetes kunnen leiden.
Meer weten over btw, de inkomstenbelasting of andere boekhoudkundige aspecten? Neem vrijblijvend contact op met Boekhouding en Belastingadvies Zeist.
Je bent btw-ondernemer als je zelfstandig economische activiteiten uitvoert en hier inkomsten uit haalt. Dit betekent dat je structureel goederen of diensten aanbiedt en hiervoor betalingen ontvangt. In de meeste gevallen moet je je bij de Kamer van Koophandel (KvK) inschrijven wanneer je een bedrijf start.
Na je inschrijving beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Dit hangt af van verschillende factoren, zoals je omzet, de mate van zelfstandigheid en het aantal opdrachtgevers. Als de Belastingdienst je als btw-ondernemer erkent, ontvang je automatisch een btw-identificatienummer (btw-id) en een omzetbelastingnummer. Met deze nummers ben je verplicht om btw in rekening te brengen aan je klanten en periodiek btw-aangifte te doen.
Niet elke ondernemer valt automatisch onder de btw-plicht. Er zijn uitzonderingen, zoals ondernemers die alleen vrijgestelde prestaties leveren (bijvoorbeeld in de zorg of het onderwijs). Twijfel je of je btw-ondernemer bent? Dan kunnen wij, bij Boekhouding en Belastingadvies Zeist, je altijd helpen. Neem vrijblijvend contact met ons op.
Als btw-ondernemer ben je in de meeste gevallen verplicht om btw in rekening te brengen over de goederen en diensten die je levert. Dit betekent dat je bij elke verkoop het juiste btw-tarief toepast en dit bedrag op de factuur vermeldt. De btw die je aan je klanten berekent, draag je af aan de Belastingdienst via je btw-aangifte.
Het btw-tarief dat je moet hanteren, hangt af van het soort product of dienst dat je levert. In Nederland gelden drie tarieven:
Het totaalbedrag op je factuur is altijd inclusief btw, zodat je klant direct weet welk bedrag betaald moet worden.
In sommige gevallen hoef je geen btw te berekenen en mag je ook geen btw terugvragen. Dit geldt bijvoorbeeld als je onder de kleineondernemersregeling (KOR) valt of als je enkel vrijgestelde prestaties levert, zoals bepaalde medische en financiële diensten.
Wanneer je zakelijke kosten maakt, zoals inkoop van producten, huur van een kantoor of aanschaf van bedrijfsmiddelen, rekent de leverancier meestal btw. Als btw-ondernemer mag je deze voorbelasting aftrekken in je btw-aangifte. Dit betekent dat je de btw die je zelf hebt betaald, kunt verrekenen met de btw die je ontvangt van klanten. Dit verlaagt het bedrag dat je uiteindelijk moet afdragen.
Als je meer btw hebt betaald dan ontvangen, kun je een btw-teruggaaf aanvragen bij de Belastingdienst. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als je in een bepaalde periode veel investeringen hebt gedaan of weinig omzet hebt gegenereerd.
Door je btw-administratie goed bij te houden en op tijd je aangifte te doen, voorkom je fouten en profiteer je optimaal van de aftrekbare btw. Bij Boekhouder Zeist kunnen we je hierbij helpen. We doen je btw-administratie en zorgen dat de juiste btw wordt teruggevraagd en afgedragen.
Als btw-ondernemer mag je btw terugvragen over zakelijke kosten, mits deze kosten aantoonbaar in het belang van je bedrijf zijn. De Belastingdienst controleert of de goederen en diensten waarvoor je een btw-factuur hebt ontvangen, daadwerkelijk zijn geleverd en gebruikt worden voor je onderneming.
Er is geen vaste lijst met kosten die als zakelijk worden beschouwd. Het belangrijkste criterium is de zakelijke reden van de uitgave. Als de kosten aantoonbaar nodig zijn voor het uitoefenen van je bedrijf, mag je de btw in de meeste gevallen aftrekken.
Let op: als je zakelijke kosten opvallend hoog zijn ten opzichte van je omzet, kan de Belastingdienst vragen stellen of een controle uitvoeren. Zorg daarom altijd voor een duidelijke onderbouwing en bewaar je facturen goed.
Door een zorgvuldige administratie bij te houden en de juiste btw-aftrek toe te passen, kun je als ondernemer flink besparen. Twijfel je of bepaalde kosten aftrekbaar zijn? Een boekhouder kan je helpen om te voorkomen dat je te veel betaalt of per ongeluk onterechte btw-aftrek toepast.
Om btw te kunnen aftrekken, is een correcte factuur essentieel. De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een btw-factuur, en als een factuur hier niet aan voldoet, loop je het risico dat de btw niet aftrekbaar is.
Zorg er daarom voor dat je voor alle zakelijke kosten een geldige factuur ontvangt en controleer of deze voldoet aan de volgende minimale eisen:
Het is belangrijk om deze facturen correct te administreren en bewaren. De Belastingdienst kan tot 7 jaar na dato om een controle vragen. Zorg dus voor een goed georganiseerde administratie, of dit nu digitaal via een boekhoudprogramma is of in een gestructureerd archief.
Door facturen goed te controleren en correct te verwerken, voorkom je problemen bij een btw-controle en zorg je ervoor dat je recht op btw-aftrek behouden blijft. Twijfel je over de juistheid van een factuur? Dan kan een boekhouder helpen om fouten te signaleren en te corrigeren.
Niet alle btw die je betaalt, is aftrekbaar. De Belastingdienst stelt duidelijke regels voor welke btw je wel en niet mag terugvragen. Hoewel veel zakelijke uitgaven in aanmerking komen voor btw-aftrek, zijn er uitzonderingen die je goed in de gaten moet houden. Als je btw ten onrechte aftrekt, kan dit leiden tot correcties of zelfs naheffingen bij een controle door de Belastingdienst. Daarom is het belangrijk om te weten welke btw je níet mag aftrekken en waarom.
Btw over privé aankopen is nooit aftrekbaar. Dit geldt voor alle uitgaven die je voor persoonlijk gebruik doet, ook als je deze via je zakelijke rekening betaalt. De Belastingdienst kijkt streng naar het zakelijke karakter van een aankoop. Als je bijvoorbeeld een laptop koopt die je zowel zakelijk als privé gebruikt, mag je alleen de btw aftrekken voor het deel dat je zakelijk gebruikt. Bij volledige privégebruik is btw-aftrek niet toegestaan. Het is daarom belangrijk om privé- en zakelijke uitgaven goed gescheiden te houden en altijd te kunnen aantonen dat een aankoop noodzakelijk is voor je onderneming.
Als je een onderneming hebt die is vrijgesteld van btw, zoals in de zorg, het onderwijs of de financiële sector, mag je de btw over zakelijke kosten en inkopen niet terugvragen. Dit komt doordat je zelf geen btw afdraagt over je omzet. Dit betekent dat je bij kosten zoals kantoorartikelen, huur of diensten van derden de volledige kosten inclusief btw moet betalen, zonder dat je deze btw kunt verrekenen met de Belastingdienst. Dit kan een groot verschil maken in de totale kosten van je onderneming, en het is dus verstandig om bij de start van je bedrijf goed na te gaan of je btw-plichtig bent of onder een vrijstelling valt.
Btw over eten en drinken in de horeca is in Nederland niet aftrekbaar, ook niet als het om een zakelijke lunch of diner gaat. Dit betekent dat als je bijvoorbeeld met een klant uit eten gaat of een netwerkbijeenkomst in een restaurant organiseert, je de btw over deze kosten niet mag terugvragen. Dit geldt ook voor consumpties in cafés en hotels. De enige uitzondering is als je zelf cateringkosten maakt en deze direct doorberekent aan een klant. In dat geval mag de btw wel worden afgetrokken, omdat het dan onderdeel is van je eigen zakelijke dienstverlening.
Als je een gift doet aan een goed doel, een relatiegeschenk geeft aan een klant of een voorziening voor je personeel regelt, mag je in sommige gevallen de btw aftrekken. Maar hier zijn strikte regels aan verbonden. De belangrijkste regel is dat de totale uitgaven per persoon per jaar niet hoger mogen zijn dan € 227 (exclusief btw). Als je boven deze grens uitkomt, mag je de btw over het extra bedrag niet meer aftrekken. Dit voorkomt dat ondernemers privé-uitgaven als zakelijke kosten opvoeren. Denk bij relatiegeschenken aan flessen wijn of kerstpakketten voor klanten. Bij personeelsvoorzieningen gaat het bijvoorbeeld om cadeaubonnen of uitjes die je aan je medewerkers verstrekt.
Naast de duidelijke regels over niet-aftrekbare btw, zijn er ook situaties waarin btw deels of onder voorwaarden aftrekbaar is. Dit wordt vaak als een grijs gebied gezien, omdat het afhangt van hoe de kosten worden gebruikt binnen de onderneming. Denk bijvoorbeeld aan gemengde kosten, zoals representatiekosten of zakelijke abonnementen die je soms privé gebruikt. In bepaalde gevallen mag je slechts een deel van de btw aftrekken, afhankelijk van het daadwerkelijke zakelijke gebruik. De exacte regels kunnen jaarlijks wijzigen, dus het is verstandig om altijd de meest actuele informatie op de website van de Belastingdienst te controleren of een boekhouder te raadplegen.
Sommige ondernemers, zoals begrafenisondernemers, hebben te maken met een gedeeltelijke btw-vrijstelling. Dit betekent dat bepaalde diensten die zij leveren vrijgesteld zijn van btw, terwijl andere diensten wel met btw belast worden. Zo hoeft een uitvaartondernemer geen btw te rekenen over de uitvaartdienst zelf, maar wél over bijkomende diensten zoals bloemstukken, catering of rouwkaarten. Dit kan de administratie ingewikkeld maken, omdat je dan voor sommige kosten wél btw kunt aftrekken en voor andere niet. Een correcte administratie en btw-splitsing is hierbij cruciaal om fouten en naheffingen te voorkomen.
Twijfel je of bepaalde btw-aftrek is toegestaan? Dan is het verstandig om dit goed uit te zoeken voordat je je btw-aangifte doet. Wij bij Boekhouder Zeist helpen om dit correct toe te passen en te voorkomen dat je later een naheffing krijgt. Door je administratie door ons goed op orde te laten houden, kun je onnodige risico’s voorkomen en ervoor zorgen dat je optimaal gebruikmaakt van de btw-regels.
Een goede boekhouder is meer dan alleen iemand die je cijfers verwerkt. Het gaat om persoonlijk contact, een vast aanspreekpunt en een boekhouder die met je meedenkt. Daarom kies je voor Boekhouding en Belastingadvies Zeist. Wij zijn altijd bereikbaar en reageren binnen 24- uur. Geen lange wachttijden of dagen wachten op een antwoord – of je nu belt, appt of mailt, je krijgt snel duidelijkheid.
Daarnaast werken we met vaste tarieven, zodat je altijd weet waar je aan toe bent. Geen verrassingen achteraf, maar transparantie in de kosten. Bovendien bepaal jij hoe je jouw administratie aanlevert. Werk je graag met een boekhoudprogramma zoals Moneybird of E-Boekhouden? Geen probleem. Liever een gedeelde map of zelfs fysieke administratie aanleveren? Dat kan ook. Wij passen ons aan jouw manier van werken aan, zodat je boekhouding zo soepel mogelijk verloopt.
Bij ons heb je altijd een vast aanspreekpunt, iemand die jouw situatie kent en niet telkens opnieuw uitleg nodig heeft. Dit zorgt voor efficiëntie en een persoonlijke samenwerking. Of je nu een eenmanszaak hebt of een groeiend bedrijf, wij zorgen ervoor dat je boekhouding goed geregeld is, zodat jij je kunt focussen op ondernemen.
👉 Neem contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over uw fiscale situatie in 2025!
